AI로 그린 학원 관리 앱, 여러 학원이 쓰는 서비스가 되기까지

요즘은 사장님이 직접 만든 걸 들고 오시는 경우가 부쩍 늘었습니다. 쌤비서도 그렇게 시작했습니다.

상위도전학원 원장님은 수업과 학생을 꼼꼼히 챙기는 분입니다. 처음에는 선생님 컴퓨터 한 대에만 저장되는 '365수학'이라는 작은 도구를 손수 만들어 쓰셨습니다. 쓰다 보니 생각이 커졌습니다. 우리 학원만이 아니라, 같은 고민을 가진 다른 학원들도 함께 쓰면 좋겠다는 생각이요.

그래서 원장님은 머릿속 그림을 AI로 직접 그려 오셨습니다. 학부모가 받아볼 리포트 화면을 네 가지 디자인으로 뽑고, 캐릭터와 색까지 입혀서 '이런 서비스를 만들고 싶다'를 눈으로 볼 수 있게 정리해 오셨죠.

저희가 받은 건 그렇게 잘 그려진 설계도였습니다. 예전 같으면 기획서 몇 장으로 받았을 이야기를, 이번에는 작동하는 화면으로 받은 셈입니다. 덕분에 원장님이 무엇을 원하시는지 처음부터 또렷하게 알고 출발할 수 있었습니다.

저희가 할 일도 분명했습니다. 이 설계도를, 여러 학원이 실제 학생 데이터를 올려 매일 쓰는 서비스로 완성하는 것.

설계도와 완성된 건물은 다릅니다.

설계도와 완성된 건물은 다릅니다. 잘 그린 도면이 그대로 입주할 수 있는 집은 아니니까요.

원장님의 디자인도 그랬습니다. 화면은 또렷했지만, 그 화면을 실제로 움직이게 하는 것들, 그러니까 학생마다 다른 데이터와 로그인, 저장, 보안은 아직 담기기 전이었습니다. 리포트의 점수도 '예시 학생 92점'처럼 하나가 그려져 있는, 말 그대로 그림이었습니다.

저희가 한 일은 보이는 화면은 그대로 두고, 그 아래 보이지 않는 뼈대를 새로 까는 것이었습니다.

여러 학원이 한 서비스를 나눠 쓸 때 가장 먼저 지켜야 할 선은 분명합니다. A학원은 B학원의 학생을 절대 볼 수 없어야 한다는 것. 이 경계를 데이터 한 줄까지 지키도록 다시 설계했습니다.

리포트는 보기 좋은 샘플이 아니라, 그 아이가 실제로 받은 수업에서 나와야 합니다. 그래서 선생님이 오늘 수업을 적으면 그 기록이 학부모 리포트까지 저절로 이어지도록 묶었습니다. 기록이 없는 학생에게는 리포트가 만들어지지 않고, 수학 점수에 영어 점수가 섞여 드는 일도 없습니다.

학부모에게 가는 안내가 두 번 가거나 엉뚱한 사람에게 닿지 않도록, 보내는 길목마다 안전장치를 두었습니다.눈에 잘 보이진 않지만, 하나의 아이디어를 '파는 서비스'로 만드는 일은 대개 이런 것들의 합입니다.

뼈대만 새로 깐 게 아닙니다. 원장님이 직접 써 보시면서 '이건 이렇게 바뀌면 좋겠다'고 짚어 주신 것들을, 하나하나 같이 손봤습니다.

그동안 학부모 번호 하나로만 관리하던 연락처를, 학생과 학부모를 따로 받도록 나눴습니다. 지금 보내는 문자 한 통을 위해서이기도 하지만, 앞으로 아이에게 직접 안내하거나 통학 일정을 주고받을 길까지 미리 열어 둔 것입니다.

리포트의 '참여도'는 아이마다 다른 수업 횟수를 반영하도록 바꿨습니다. 주 1회 다니는 아이와 주 3회 다니는 아이를 같은 잣대로 재면, 성실히 다닌 아이가 괜히 낮게 나오니까요.

여러 지점, 여러 선생님이 함께 쓰는 학원도 생각했습니다. 선생님은 자기가 맡은 과목과 학생만 보이도록, 한 선생님이 여러 지점에 속할 수도 있도록 정리했습니다. 흩어져 있던 수업 일정과 일지, 시간표는 한 흐름으로 묶어, 어느 수업을 누가 맡았는지 리포트에서도 바로 보이게 했습니다.

무엇보다, 원장님이 그동안 쌓아 오신 실제 기록 — 수업 일지만 1,900여 건입니다 — 을 하나도 다시 입력하실 필요 없이 새 시스템으로 그대로 옮겨 담았습니다. 새 서비스로 갈아타는 일이, 지난 기록을 버리는 일이 되어선 안 되니까요.

원장님이 매일 쓰는 순서대로

그렇게 다시 세운 운영 화면을, 원장님이 매일 쓰는 순서대로 하나씩 보겠습니다.

① 오늘의 운영 현황

원장님이 아침에 가장 먼저 여는 화면입니다. 재원 학생 수와 오늘 수업, 아직 보내지 못한 리포트까지, 오늘 챙길 일이 한눈에 모입니다.

② 학생 관리

학생마다 학교·학년·과목·연락처가 여기 모입니다. 이 정보가 수업 배정과 리포트의 기준이 되기 때문에, 이름이 겹치거나 번호가 섞이지 않도록 다시 정리했습니다.

③ 수업일정관리

주간 시간표에서 수업을 잡고 과목·강사별로 골라 봅니다. 수업을 누르면 출결을 확인하고 수업일지와 점수를 남기는데, 이 기록이 그대로 학부모 리포트로 이어집니다.

④ 리포트센터

기간과 학생, 디자인을 고르면 실제 수업 기록으로 리포트가 만들어집니다. 기록이 없는 학생은 만들어지지 않고, 완성된 리포트는 학부모에게 바로 보낼 수 있습니다.

⑤ 문자 발송·예약

학부모에게 보낼 안내를 보낼 시각과 문구까지 미리 저장해 둡니다. 같은 안내가 두 번 가거나 엉뚱한 사람에게 닿지 않도록 길목마다 안전장치를 두었습니다.

화면이 90% 되어 보이는 것과, 서비스가 90% 된 것은 다릅니다.

요즘 'AI로 거의 다 만들었다'는 말을 자주 듣습니다. 절반은 맞는 말입니다. AI는 보이는 화면을 놀랄 만큼 빠르게 만들어 주고, 시작을 크게 앞당겨 줍니다.

다만 화면이 90% 되어 보이는 것과, 서비스가 90% 된 것은 다릅니다. 눈에 보이는 90%는 디자인이고, 실제로 파는 서비스의 진짜 90%는 보이지 않는 곳에 있습니다. 데이터가 섞이지 않게, 남의 정보가 넘어가지 않게, 여러 사람이 한꺼번에 써도 멈추지 않게 만드는 일 말입니다.

그래서 저희는 원장님이 AI로 그려 오신 그림을 깎아내리지 않습니다. 오히려 그 그림 덕분에 더 정확하게, 더 빠르게 시작할 수 있었습니다. 저희가 한 일은 그 좋은 출발을, 여러 학원이 안심하고 매일 쓰는 서비스로 끝까지 완성한 것입니다.

혹시 AI로 무언가를 만들어 두셨다면, 그다음 이야기는 저희와 나누셔도 좋습니다.

어니스트패밀리 : https://honest-family.com

저희는 단순히 고객분께서 원하는 디자인이나 개발만 진행하는 업체가 아니라 무엇을 해야할지 모르겠는 대표님, 바빠서 하나하나 고민해서 지시하기 힘들어 능동적인 사업 파트너가 필요한 대표님들을 위해 데이터를 기반한 분석을 토대로 사업 성장을 위해 지속해서 해야할일들을 찾아내고 실행하는 실행 파트너입니다. 앞으로의 쌤비서 일지 기대해주세요, 이상 어니스트패밀리였습니다. 감사합니다.